七个系统，一次归集
交易档案的源头不在档案室，而在电子交易云平台、政采云、协同办公、后勤管理、工程建设子系统、土地与资产资源子系统、政采云电子卖场这七套业务系统里。系统与七方逐一对接，归档数据由业务系统推送进来，档案员不必再挨个导出、人工比对、手工拼包。
公共资源交易档案最难的一步从来不是"归档动作"，而是东西散在七个系统里、口径各不相同 —— 一个标段的归档件既有云平台的报件、政采云的合同，也有办公系统的审批单和现场的评标录像。把多源数据先归到同一套目录下，后面所有环节才谈得上自动化。
文书与业务，各归其位
交易中心的档案不是一个门类，而是两棵树：一棵是中心自身行政管理形成的文书类 A，另一棵是进场交易项目形成的业务类 B。业务类又按交易类型分为建设工程、资产资源、政府采购三支。系统内置这套门类方案，也可按各中心实际再作扩展。
系统按门类方案内置文书文件材料、建设工程项目、土地交易档案、资产资源交易、政府采购项目、自主采购事项、国有资产管理、合同与协议、公务车辆使用、值班记录、专家费代收代付、专家抽取监控十二类档案，并可按各中心实际再作扩展。门类不是"摆着好看"的配置项 —— 它决定了后面所有自动分类能不能跑起来：年度、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限这六个维度在方案里定义清楚，整理环节才能自动赋值，方案混乱则一切落空。
分类编目，机器先做
结构化数据、电子文件、纸质文件、声像类电子文件四类载体一起整理。在电子文件拟制、办理或收集的过程中就完成保管期限鉴定、分类、排序、命名，并把电子文件与元数据挂接起来 —— 整理不是归档之后的补课，而是与业务同步发生的动作。
结构化数据
- 业务系统表单与字段
- 标段与项目主信息
- 自动映射为著录项
电子文件
- 文档、表格、PDF
- 图片与扫描件
- 版式文件与附件
纸质与声像
- 传统载体归档件
- 开标评标现场音视频
- 数字化后统一入轨
档案员最耗时的从来不是扫描，而是给每一份材料判断"该进哪一卷、该排第几件、该写什么名字" —— 这些判断如果每次都要人工做一遍，卷数一多就必然出错。把规则先定义进系统，机器能判的机器判，人只处理例外，这才是整理环节真正的提效点。
存得进去，更守得住
电子档案"入库"只是开始。系统同时做三件事：把档案与目录数据库备份起来并管好备份介质；把权限按六类角色分开、把每类角色的动作都记进日志；把接收到的电子文件按 DA/T 48-2009 封装成包并结合 CA 环境签名，让包本身能自证完整。
交易档案里有中标通知书、有网签合同、有投标文件的原始记录，这些东西一旦被改动又没有痕迹，事后谁也无法自证清白 —— "三员分立"和"四类日志"看起来是给系统加麻烦，实质是给经办人自己留证据。
到期能退，权限能管
档案不会永远躺在库里。到了保管期限要能筛出来重新鉴定，没价值的要能按流程销毁并留清单，密级到期的要能自动提示降解密，该开放的要能决定是否公开发布 —— 这四件事系统都做成可配置的条件、策略和流程，而不是靠人记。同一套平台的另一侧，则是分类方案、元数据、编号规则、机构用户权限与审批工作流的可配置管理。
登录与对接也做成了可配置：CA 证书、账号密码、单点登录三种方式并存，密码复杂度规则可调，用户角色、组织、部门随统一身份源自动同步。"到期了怎么办"最容易被忽略，但它是档案室几年之后一定会撞上的墙 —— 库位满了、密级过期了、文件该开放却在加密状态。把这些判断做成可配置的条件与流程，好处是几年后接手的人不必重新推一遍规则，系统按当初定下的策略继续跑。
查得到，才算归得好
归档的终点不是"放好了"，而是"要用的时候立刻拿得出来"。系统提供跨全宗、跨门类的模糊检索、精确检索与全文检索，支持结果局部浏览与选择性下载；对内对外都能在线借阅，实体档案的借阅也走同一套申请审批登记归还流程；同时把利用情况和档案家底都做成统计报表，随时可查。
