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深化数字档案馆建设 提升档案工作信息化水平

2023-09-04

转至中国档案报

数字档案馆是各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统,是各级档案馆信息化建设成果的集中体现。数字档案馆建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分,建设数字档案馆对于维护国家信息资源的完整与安全,提高档案管理水平和服务绩效,推动档案工作现代化具有十分重要的意义。

我国数字档案馆建设历程

我国档案界从20世纪90年代开始关注并研究数字档案馆。21世纪初,深圳、青岛等地相继探索数字档案馆建设。2002年,国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》,提出在部分中心城市建设示范性数字档案馆。2006年,档案事业发展“十一五”规划将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年,国家档案局发布《数字档案馆建设指南》,全面指导数字档案馆建设。2011年,全国档案事业发展“十二五”规划将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。2013年,全国数字档案馆(室)建设推进会在江苏太仓召开,会议提出了我国数字档案馆(室)15年建设目标。2014年2月,国家档案局成立数字档案馆(室)建设领导小组,推动我国数字档案馆建设全面发展。同年,国家档案局发布《数字档案馆系统测试办法》,进一步强化数字档案馆的科学建设、安全运维和绩效管理,并对全国县级以上国家综合档案馆的数字档案馆系统开展测试。截至2022年底,按照得分高低,共有56家档案馆被认定为“全国示范数字档案馆”,122家档案馆通过“国家级数字档案馆”测试。档案馆是档案事业主体,一批国家级数字档案馆的建成使用表明我国档案信息化建设取得实质性进展和标志性成果。

数字档案馆建设面临的形势

经过近20年的探索和建设,数字档案馆从无到有、从有到优,正在迈入高质量发展新阶段。新时代新征程,面临新形势、新任务,新机遇、新挑战。物联网、大数据、云计算、区块链、元宇宙、人工智能等新技术层出不穷,不断开辟信息化新领域、新赛道,为数字档案馆建设和创新提供了源源不断的技术引领和支撑。深入贯彻以人民为中心的发展思想,实施“一站式”服务、“一网通办”,让数据多跑路、群众少跑腿,提升档案公共服务的可及性、便利化,对数字档案馆建设提出了新的更高要求。党的二十大对“数字中国”“智慧城市”建设作出重要部署,为档案工作实现数字化转型发展指明了方向,也为档案工作与信息技术深度融合提供了重要机遇和广阔舞台。

数字档案馆发展趋势

适应新形势、推动新发展,数字档案馆建设将在引领档案工作信息化过程中实现自身进一步升级、迭代、转型。

一是在继续推进传统载体档案“存量数字化”、原生电子文件管理“增量电子化”、数字档案“利用网络化”的同时,将重心在三者之间渐次后移。数字档案馆建设过程中,需要重点做好电子政务和各类办公自动化平台、业务信息系统形成的各种类型和格式的原生电子文件的归档、移交工作。需要体现档案利用服务的“泛在化”,从固定场所“面对面”向足不出户“键对键”、移动互联“随时随地”渐进。

二是数字档案馆建设将在“数字化”“数据化”“知识化”之间实现有序切换。在长期推进档案资源数字化,实现馆藏档案数字化率翻番,解决“数量足不足”和“能不能用”问题之后,转而强调档案资源数据化,实施档案数据挖掘与增值服务,解决“质量高不高”和“好不好用”的问题,进而强调档案知识化,实现知识发现和知识服务,变“数据库”为“思想库”,解决“能量大不大”和“管不管用”的问题。

三是数字档案馆建设更加聚焦于凭证性、安全性维护,以及数字档案资源的长期保存和利用。需要围绕来源可靠、程序规范、要素合规要求,注重保障好电子档案的真实、准确、完整、可用,维护其凭证属性。随着馆藏数字档案资源海量化和“鸡蛋放在了一个篮子里”,需要注重保障好网络安全、信息系统安全和数据安全,需要重点解决好电子档案在脱离原始生成环境和移交档案馆后的长期保存和有效利用难题。

四是数字档案馆管理对象从偏重数字档案信息,进一步拓展到对档案实体和档案设施的多维度全要素管理。数字档案馆将具备全面感知能力,包括RFID在内的物联网技术得到充分应用,档案实体管理更加便捷高效。数字档案馆融合智能楼宇管理系统,将具备消防、安防、空气质量监测、环境温湿度控制、信息发布、建筑能耗监管等诸多功能,成为档案馆的超级系统。   

五是为了人、代替人、服务人,实现以人为中心的智慧化转型。在实现多维度全要素管理的基础上,人工智能技术将在数字档案馆实现多场景应用,包括辅助开展档案业务,如智能图文音像档案识别、智能档案开放审核、智能档案业务指导、元宇宙档案展陈、AIGC(人工智能生成内容)辅助编研等;辅助开展人员场所管理,如服务外包监管等;提供机器人、虚拟人服务;智能化档案内容推送及与用户开展互动式交流。

数字档案馆发展对策

在更高起点上,进一步推动数字档案馆持续健康发展要坚持目标导向和问题导向,综合施策。

一要加强数字档案馆科研攻关。就物联网、大数据、云计算、区块链、元宇宙、人工智能技术在档案工作中的应用开展专题研究,开展关键核心技术应用攻关,形成一批具有创新性、可推广的应用成果,建立人工智能在档案领域场景化应用国家实验室,为数字档案馆向智慧档案馆转型升级奠定坚实基础。二要完善数字档案馆标准化建设。加强档案信息化相关国际标准采标工作,完善数字档案馆基础标准、管理标准、业务标准、技术标准的制修订工作,形成包括国家标准、行业标准、团体标准在内的系列标准。三要顺应数字档案馆发展趋势,深化理论研究,总结实践经验,把握发展规律,厘清工作思路,加强顶层设计和统筹规划,强化政策引导,适时修订数字档案馆建设指南,优化数字档案馆测评指标体系。四要强化档案信息化人才队伍建设。继续加强全国档案系统“三支人才队伍”档案信息化人才培养、管理与使用,引进档案信息化青年人才,开展档案信息化专题培训、各类演练,实施岗位练兵。五要推进档案工作国际交流与合作。加强与国际标准化组织、联合国教科文组织、国际档案理事会等国际组织的合作,提高参与度和话语权,吸收借鉴各国各地区电子档案管理和数字档案馆建设的先进技术和相关经验。

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