Project Background
近年来，国家层面对于档案管理的规范化与数字化提出了明确要求。新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力。《企业档案管理规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准文件，进一步细化了企业档案管理的技术要求与操作规范。2025年初，国家档案局发布《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》明确提出建设具有“数字化、网络化、智能化”特征档案运行体系的要求。在此背景下，我公司作为AI+档案创新利用服务商，深度赋能芜湖华衍水务有限公司，成功打造并交付了一套全新的文档档案一体化管理系统。本项目不仅是对政策号召的积极响应，更是以科技之力，破解大型集团企业知识资产管理困局的一次成功实践，为行业数字化转型升级树立了崭新标杆。
Project pain Points
● 文件资料零散化分布。各部门、各分子公司自成体系，缺乏统一平台，导致信息孤岛现象严重，跨部门协作效率低下，集团层面无法纵览全局。
● 文件资料易丢失损毁。过度依赖个人电脑、移动硬盘甚至网盘，缺乏统一备份与版本管控，人员变动或设备故障极易导致关键资料永久遗失。
● 文件资料利用率不高，知识复用率低。大量项目经验、技术方案、合同范本沉睡在个人手中，搜索困难，无法有效共享与传承，造成重复劳动与创新瓶颈。
● 文件未形成档案，不利于档案的管理、保存与利用。文件生命周期管理缺失，大量有价值的文件未及时、规范地归档，导致档案收集不全、整理不规范，严重影响档案的长期安全保存与历史查考价值。
Solution
“1”套平台 一套平台管理全集团文件与档案。建立统一可共享利用的文档中心。
“3”项关键能力拓展
“1”个移动端 移动端便捷性应用。增加移动端流程申请与审批，为后续档案与文件管理移动办公提供基础。
Project Implementation
Core Highlights
Project Value
● 本项目的意义远不止于实现“提升管理效率、保障数据安全、促进知识共享、支持决策分析”建设目标，解决当下的管理难题，更通过将档案管理要求前置于文件产生之初，并固化于流程之中，推动企业形成了贯穿文件生成、办理、归档、利用全过程的标准化管理体系，从集团层面统一了文档档案的数据标准、管理流程和技术平台，将散落的个人知识、部门经验系统化地沉淀为可共享、可复用的组织资产，实现了数字资产的集中化、规范化治理，激活了知识创新的循环。
● 在数字经济与实体经济深度融合的今天，实现文件与档案的全程信息化、一体化管理，已成为提升公司治理现代化水平的刚性需求与必由之路。项目的成功实施与最终验收，不仅验证了我公司产品与服务在大型、复杂组织中的强大适用性与可靠性，更在公用事业领域树立了一个可借鉴、可推广的智慧档案建设标杆案例。
● 数字化转型是一场持续的旅程。我公司作为AI+档案创新利用服务商，将持续与客户携手共进，跟踪前沿技术，深化AI场景应用，同时在安全合规的前提下，探索档案数据对内对外赋能的新模式，使档案管理系统从一个高效的管理工具，进化为一个智慧伙伴，赋能更多大型集团企业基业长青。
