Project Introduction
作为国家档案局企业集团数字档案馆（室）建设试点单位，为破解集团化档案管理难题，公司联合南京轩恩软件开发有限公司，打造适配企业特色的全生命周期档案管理系统，实现与核心业务系统接口对接、数字化成果规范保存，构建“集中管控、协同高效、安全合规”的档案管理体系，成功通过省级验收，成为行业内集团档案数字化转型的实践标杆。
Project pain Points
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集团化管理难度大，本部与10家所属单位跨区域分布，档案管理标准不统一，传统模式下难以实现集中管控，档案资源分散，无法形成协同利用体系；
● 档案系统与业务系统相互孤立，没有有效的接口衔接，工程建设记录、采购合同、行政公文等电子文件无法自动归档，易出现数据遗漏与滞后归档；
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跨单位档案利用体验不佳，调档流程又繁琐又耗时，沟通成本高，无法满足工程建设、审计核算等即时性需求；
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档案安全合规要求高，水利工程档案需长期保存且需满足审计追溯要求，原有系统缺乏统一的监督管控机制，无法保障电子档案全生命周期的真实性、完整性与安全性。
Solution
国产化适配支撑体系：系统完成信创改造与国产化适配，兼容国产操作系统、数据库及硬件设备；预留标准化接口，为后续财务数智化等系统的信创版对接提供兼容支撑，确保全链路国产化落地。
跨系统接口对接平台：通过标准API接口打通OA、采购平台、建设管理等核心业务系统，实现电子文件自动捕获与预归档；系统自动提取业务数据中的核心元数据，生成规范档案条目，保障归档数据与业务数据一致。
长期保存系统：系统使用四性检测工具，对归档电子文件进行真实性、完整性、可用性、安全性全维度校验，检测通过后方可入库；采用自动备份机制，确保数字化成果安全保存。
服务利用平台：搭建多级权限体系，按岗位、部门分配访问权限，敏感档案需多级审批方可查看；支持全文检索、关键词检索等多模式检索，查询速度从“小时级”缩短至“秒级”；提供PC端、移动端多终端访问，员工在线就能提交调档申请、跟踪审批进度，电子档案通过远程推送过来，不用再跑线下。
Featured Business
Core Highlights
Project Value
● 管理效率显著提升：电子档案自动归档覆盖率大幅提高，档案管理人员工作量减少，形成规范统一的集团级档案资源库，查找和管理都更加方便；
● 利用服务优化：跨单位调档审批周期大幅缩短，线上利用覆盖率达85%，工程建设、审计核查这些日常需要即时用档的需求都得到了充分满足；
● 绿色转型：档案电子化大大减少了纸质消耗，年均减排二氧化碳约40吨，契合国家“绿色办公”政策导向，实现了降本增效。
