Project Introduction
哈尔滨工业大学，简称“哈工大”，校本部位于黑龙江省哈尔滨市，是隶属于工业和信息化部主管的全国重点大学，中央直管高校，国家首批“985工程”、“211工程”、“双一流”A类重点建设高校。为响应国家档案局印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》，破解系统功能瓶颈，学校启动数字档案馆系统建设项目，联合南京轩恩软件开发有限公司构建符合数字档案室标准的“三网四库四平台”一体化架构，按照“存量数字化、增量电子化”思路，学校档案馆根据馆藏档案特点与自身利用需求，大力推进增量档案电子化归档，最终成功获评“国家级高水平数字档案室”，为高校档案数字化转型树立标杆。
Project pain Points
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档案管理模式分散，系统未实现局域网、校园网、互联网的业务协同，电子档案移交接收流程不规范，跨网络数据流转效率低，无法满足档案规范管理需求；
● 学籍档案管理能力不够完善，主要依赖人工整合，学生基本信息、成绩单、学位材料等数据分散于多个业务系统，缺乏自动化采集归档功能，档案完整性与利用效率不足；
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服务模式滞后，远程查档、在线预约等服务能力欠缺，师生校友查档需线下提交申请，审批周期长，远程利用效率低下；
Solution
电子档案移交接收平台：打通OA系统、本科生/研究生教务系统、采购系统等6个校内业务系统数据接口，开发远程采集与批量导入功能，支持Doc、PDF、OFD等多格式文件归档，内置四性检测工具与SM3电子签名技术，对移交电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性校验，生成四性检测报告并留存记录；针对无系统接口的单位，提供离线数据包封装导入功能，实现全场景档案归集。
档案综合管理平台：部署于档案馆局域网，构建“管理、保存、利用、库房”四大中心，支持预立卷库、整理库、长期保存库独立管控；支持档案按件/按卷管理，具备档号自动生成、元数据自动补录功能，可关联实体库房温湿度、安防设备，实现档案上架、出入库动态跟踪与可视化管理。
电子档案利用服务平台：融合学校统一身份认证、流程审批、短信平台资源，打造多端互通的“一站式服务大厅”。开发档案利用预约与智能审批功能，支持远程查档申请、在线进度跟踪、电子档案脱敏下载。提供跨分类、跨库一站式检索，支持全文检索、语义检索、图片相似检索、人脸识别检索，支持Excel批量导入精准检索及条目与附件导出，满足师生多元化利用需求。
档案安全保存平台：可自定义备份策略，支持在线、近线、离线三级备份体系，支持Hadoop、OSS等分布式存储技术。具备电子文件存储异常监测、非授权访问告警、磁盘空间预警功能，通过分布式存储实现数据双重备份，检测到异常时自动保全并修复，确保档案资源长期安全保存。对电子档案进行格式转换与版式固化，支持PDF/A、OFD等长期保存格式，保障档案长期可读性。
Featured Business
Core Highlights
Project Value
● 档案管理能力：电子公文实现自动归档，多类型档案收集整理效率大幅提升，形成规范统一的档案资源库；
● 服务体验全面优化：远程查档审核周期大幅缩短，师生满意度提升，档案管理人员工作量显著减少；
● 建设成效：成功建成国家级数字档案馆，实现档案管理数字化、网络化、智能化转型，为高校档案合规化建设提供可复制范本。
