Project Introduction
随着“数字化校园”建设推进，校内已集成办公自动化、教务管理、科研管理、人事系统、设备管理等众多业务系统，传统档案系统逐渐暴露出数据割裂、接口不兼容、涉密管控不足等问题。为破解困境，学校携手南京轩恩，打造多系统集成的档案智慧管理平台，完成原有档案存量数据平滑迁移，打通多业务系统数据通道，实现档案全生命周期数字化管控与高效借阅服务，为学校“双一流”建设与科研创新提供坚实支撑。
Project pain Points
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多系统数据归集困难，校内办公自动化、教务、科研、人事等业务系统独立运行，电子文件生成后没有跨系统自动归档接口，各系统间的转运归档，不仅耗时费力，还可能出现档案遗漏、重复归档等情况，收集的完整性和及时性没法保证；
● 学生借阅需求响应不及时，学生做科研查资料、办毕业证明、写论文，经常要借档案，需求比较集中。但原有流程协调周转时间长，检索和借阅的环节繁琐，使用体验有待提升；
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归档标准不统一，各业务部门档案缺乏统一规范和线上协同机制，档案著录格式混乱，影响管理与利用效率，给档案管理员带来了大量多余的工作量。
Solution
完成校内多个核心业务系统的技术对接，通过标准化API接口，搭起跨系统的自动数据传输通道。办公自动化、教务管理、科研管理、人力资源等系统生成的电子文件，会按照预设的分类规则自动捕获、同步归档至档案管理平台，从源头解决档案归集的效率问题，也能保障收集的完整性与及时性。
优化搭建线上一体化的档案借阅模块，直接接入校园统一身份认证体系。学生不用额外注册登录，凭校园身份就能直接进入系统进行档案借阅，借阅申请和审批全流程都在线上完成，审核通过后可直接在线预览电子档案，部分完成数字化的纸质档案也能实现线上查阅，快速响应学生在科研、毕业办理等场景下的借阅需求。
制定全校统一的档案归档流程与著录格式规范，这些规范直接嵌入在系统的归档全流程中，各业务部门归档时按统一标准执行，从根本上改变此前各部门归档格式混乱的情况。同时针对不同密级档案设置相应的查看权限，统一设置权限分配规则和操作全程追溯机制，每一次访问、操作都有可查记录，让全域档案管理形成统一标准的同时，筑牢敏感档案的安全防线。
Featured Business
Core Highlights
Project Value
● 管理效率显著提升：多系统自动归档替代人工操作，档案员从繁琐的文件转运中解放出来，能把更多精力放在档案价值挖掘上，整体管理成本下降，档案管理的响应速度提高。
● 师生服务体验全面升级：学生查档、借阅不用再线下跑，线上就能搞定全流程，科研查资料、毕业办手续，都能快速拿到所需档案，实打实提升了师生对学校服务的满意度。
● 档案数据价值释放：统一管理的档案资源不再是零散的信息载体，而是能为学校学科建设、科研管理、决策分析提供可靠的数据支撑，让档案真正成为学校发展的“数据底座”。
