Project Introduction
自2013年起，南京中医药大学便与南京轩恩开启合作，先后完成档案管理系统搭建、版本升级、OA系统对接等建设，实现文书、学籍等多类档案数字化挂接与公文自动归档。随着“双一流”建设深入推进，各类电子文件呈爆发式增长，传统档案管理模式难以适配海量档案处理与特色资源活化需求。为破解资源分散、效率低下、安全管控薄弱等难题，双方持续深化合作，于2025年完成档案管理体系AI功能升级，依托前沿AI技术与微服务架构，打造智慧档案管理体系，实现档案全生命周期数字化管控，为学校治理现代化与中医药文化传承提供坚实支撑。
Project pain Points
● 智能支撑缺失：
档案著录、审核、敏感信息处理完全依赖人工完成，档案分类与核心信息提取耗时费力，易出现错漏；声像档案收集效率低下，且难以充分发挥其价值；传统模式缺乏AI技术赋能，海量档案处理效率低下，难以适配“双一流”建设下的高效管理需求。
● 资源分散难以利用：大量珍贵中医药档案散存于各类载体，统一存储进系统后难以二次利用；检索方式局限于关键词匹配，声像档案资源无法进行深度挖掘，很难应对珍贵资料的编研场景。
● 合规风险突出：
系统适配滞后：学籍档案包含师生个人信息等敏感内容，人工脱敏审核容易出现漏判错判，不符合数据安全相关法规；原有系统技术老旧，不支持AI功能嵌入与新业务系统对接，无法满足AI智能升级赋能。
Solution
全域资源整合平台：打通校内OA、教务等核心业务系统数据通道，实现原生电子文件自动捕获、在线移交与格式校验；支持批量导入、单文件上传及纸质档案数字化采集，支持声像档案的批量导入，整合多门类、多载体档案至统一平台，建立全校集中式档案资源池，打破数据壁垒。
AI智能赋能体系：嵌入智能预归档、元数据自动抽取、语义检索等核心功能，重构档案管理流程。智能脱敏审核模块采用多模态识别技术，精准识别借阅人身份证号、考生号等敏感信息，自动执行遮蔽操作并完成推送；智能分类与著录模块可自动完成档案归档范围划分、核心信息提取，生成AI摘要，对声像档案实现人脸自动识别、自动著录标注，另外涵盖语音自动转录模块可将音视频中的语音内容快速转化为可检索的文字信息，大幅降低人工工作量；档案检索模块支持自然语言提问式检索，实现跨门类档案关联查询，支持人脸检索、以图搜图、以文搜图，深度激发声像档案利用价值。
多系统融合拓展：通过标准化接口实现与校内核心业务系统无缝对接，完成原生电子文件、声像档案自动归档；兼容原有系统数据，实现文书、学籍、声像等存量档案平滑迁移；采用微服务架构，支持功能模块灵活拓展，可根据学校需求新增学生档案管理、财务档案管理等功能，适配智慧校园长远规划。
Featured Business
Core Highlights
Project Value
● 管理效能全面升级：档案处理周期大幅缩短，审核效率提升76%，人工成本显著降低，全校档案管理实现从数字化向智慧化跨越；
● 特色资源价值释放：中医药珍贵档案及声像资源实现数字化保存与智能利用，为教学科研提供核心支撑，助力中医药文化传承创新与社会科普；
● 业务协同效率提升：打通校内各业务环节数据壁垒，实现档案资源跨部门、跨场景共享，为学校“双一流”建设与治理现代化提供数据支撑；
● 管理体系规范统一：建立全校统一的档案管理标准与数据口径，实现档案全生命周期规范化管控，为高校档案工作高质量发展奠定坚实基础。
