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档案实务|企业档案工作的创新与发展

2021-02-05

引子

档案工作在企业中的地位越来越高,今天推送的论文围绕这个主题展开。感谢《档案学通讯》杂志社授权转发、分享!

本文看点

1 “十三五”时期的企业档案工作的经验和做法
2 “十四五”企业档案工作趋势分析
3 “十四五”企业档案工作重点内容分析


企业档案工作的创新与发展

 

蔡盈芳



摘要:从实践角度总结“十三五”期间我国企业档案工作所采取的一些值得总结的手段、措施和做法,找出若干规律性东西,在“十四五”规划中运用,从而促进企业档案事业更好地发展;基于对“十三五”期间有关工作的总结,对“十四五”企业档案工作从实践角度作了展望,分析了“十四五”企业档案工作可能的特点、方向及重点内容。


关键词:企业档案;档案工作;“十三五”规划;“十四五”规划

 

1 “十三五”时期的企业档案工作的经验和做法


“十三五”时期,各级企业档案部门和广大企业档案工作者贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想,按照中共中央的决策部署和有关档案事业发展的要求,吸取学术研究成果的同时,在实践中不断探索进一步增强围绕中心、服务大局的能力和水平,形成了若干具有创新性的经验和做法。


1.1 法制先行


法制即法律和制度,这里指起约束和指导作用的法规制度,档案工作法规制度,主要包括法律,行政法规、地方性法规,部门规章和规范性文件(包括标准规范)。“十三五”期间的企业档案工作法制先行的特点特别明显。


1.1.1 发挥档案法律的“总牵引”作用[1]


将《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)修订作为加强企业档案工作的“总牵引”。2016年,为了适应社会主义市场经济发展、行政审批制度改革等的要求,《档案法》经历了一次局部修改。“十三五”期间尤其是后期,《档案法》修订工作“驶入快车道”。2019年10月8日,《档案法(修订草案)》经国务院常务会议审议通过。2019年10月21日,十三届全国人大常委会第十四次会议对草案进行了第一次审议。2020年6月20日,《档案法》经第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于修订通过,自2021年1月1日起施行。《档案法》除规定了企业档案机构职责、档案管理原则等档案工作一般性要求外,还第一次以法律的形式明确了国有企业和非国有企业档案的归档范围,明确了企业资产与产权变动处置要求,明确档案外服外包企业管理要求,明确了企业档案工作检查与考核内容等,为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障,对于推动企业档案工作具有重要作用。


1.1.2 把制度建设作为推进企业工作的先导


“十三五”期间,通过制度制订(修订)带动了一系列工作开展。2016年,《金融企业业务档案管理规定》的制订开启了金融业务档案规范化管理的新局面。《会计档案管理办法》的修订打破传统观念,电子文件单套制归档在会计领域率先取得突破。《科学技术研究档案管理暂行规定》修订完成和公布,是加强新形势下的科研档案管理工作,实行科研档案与科学数据的协同管理新开端。


2019年,立足于国有企业去产能、压缩层级、降低管理成本、推进混合所有制改革等战略部署,国家档案局印发《在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》,对在深化国有企业改革中如何加强档案工作提出了一系列要求。文件的下发不仅使过去一有改革则企业的档案工作首先被边缘化、弱化的情况得到有效遏制,而且各企业还通过改革加强了档案工作,多家中央企业的档案机构、人员等得到加强,体制机制得到优化。2020年,中国宝武集团公司档案部门由三级单位下的一个部门上升为总部的一级部门,中国石油天然气集团公司成立了有30多人组成的位列总部机构序列的档案馆,中国长江三峡集团有限公司成立集团直属的档案中心,中国兵器工业集团有限公司发文将中国兵器工业档案馆由二级单位调整为集团公司直管单位。中国铁道工程股份有限公司等多家单位的档案机构层级也有提升。结合“十三五”期间我国国有企业在资产与产权变动档案处置工作中的实际问题,积极组织并推进《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(1998年版)的修订工作。强力推进国家档案局10号令的实施。95%的中央企业文件材料归档范围和档案保管期限表通过国家档案局审核,有50%的中央企业完成了60%以上下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表审核。各企业基本做到应归档材料应归尽归、应收尽收,内容得到进一步丰富。


1.1.3 标准规范体系完善促进了各有关工作的发展


企业档案管理标准规范制订工作快速推进,有效地促进了工作的开展。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》成为引导企业档案工作数字化转型的指导性文件。《证券业务档案管理规范》《财产保险业务档案管理规范》的出台标志了金融企业业务档案管理在全国有了统一的规范,金融企业业务档案管理标准规范体系出现雏形。《档案服务外包工作规范 第1部分:总则》《档案服务外包工作规范 第2部分:档案数字化服务》《档案服务外包工作规范 第3部分:档案管理咨询服务》先后完成制订,档案管理服务外服标准体系基本形成,有效地促进了档案管理服务外包工作的发展。以试点成果为基础,《公务电子邮件管理规范》《PDM系统电子文件归档和电子档案管理规范》成为引导企业开展业务电子文件归档和电子档案管理头领,解决了企业难度最大的也是两个最为重点领域的电子文件归档技术难题。“十三五”期间,累计制订(修订)企业档案管理标准规范9项,为企业档案工作历史上最多的5年。


1.2 试点示范大量运用


在十三五期间,试点和示范两种手段大量运用并取得很好效果。选定60家企业开展电子文件归档和电子档案管理试点,已有34家完成试点,解决了20多种业务系统的电子文件归档难题;选定35家企业开展数字档案馆(室)建设试点,15家完成试点建成了数字档案馆(室),形成的典型经验带动了全国企业数字档案馆(室)建设。


以示范为引领导推动企业档案工作创新发展。开展企业档案开发利用优秀案例评选工作,累计评出一、二、三等奖共90项。企业档案资源开发利用工作为“嫦娥四号”月球背面着陆、大飞机的研制、南京长江大桥维修、港珠澳大桥建设等重点产品研发和重点工程建设提供了有力支撑;得到了有关企业主要负责人关注。国家电网公司董事长寇伟专门对优秀案例评选进行了批示,这在国家电网档案工作的历史上还是第一次。


1.3 横向合作异军突起[2]


为配合“不忘初心,牢记使命”主题教育活动开展和庆祝中华人民共和国成立70周年,联合工业和信息化部主办“不忘初心、奋发图强”新中国工业档案文献展,出版《档案见证中国工业》纪念图书。联合有关部门规范电子会计凭证、公路通行费电子发票归档,开展电子海关专用缴书归档试点,选定一批企业开展业务系统电子文件归档试点的同时,选定一批中小企业开展了电子发票电子化报销、入账、归档试点,形成典型经验和做法,引领企业电子档案管理工作朝单套制迈进,带动和促进海关、税务、银行、保险、铁路等领域多种电子票据的应用,不仅促进了电子商务发展,而且大大提高了行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。据京东商城介绍,仅2018 年开具电子发票 14 亿多张,节省打印耗材及相关人工成本约 4 亿元。为配合供给侧结构性改革,加强中央企业总部档案处置工作,联合国务院国有资产管理委员会,对河北、辽宁等6省120家中央企业的“僵尸企业”档案处置工作进行督导,指导中央企业开展关闭、兼并、破产企业档案处置工作。[3]完成2012年以来总部发生兼并重组的14家央企档案处置工作,累计处置档案72.2万卷、23.17万件。专门召开了企业档案处置工作专题座谈会,对“僵尸企业”处置中的档案工作进行部署。除此之外,还与科技部共同推进科研档案工作取得重大进展。


1.4 大力引进国外先进做法和经验


组织企业档案工作者赴英国接受企业档案管理培训。国家档案局成为国际档案理事会企业档案处执行成员单位以来,连续多年组织企业档案工作者参加企业档案国际会议。2018年,企业档案工作国际研究会在中国北京召开。研讨会以“档案助力创新与发展”为主题,国际档案理事会主席大卫·弗里克确做了题为《国际档案理事会及企业档案——支持创新发展》的报告,介绍了国际档案理事会在规范企业档案工作中所付出的努力。俄罗斯、日本、英国以及中国的13名中外档案专家分虽针对各自的研究领域作了相关主题报告,报告内容引发了国内与会代表的浓厚兴趣。[4]


2 “十四五”企业档案工作趋势分析


同全国档案工作一样,企业档案工作也要坚持解放思想、守正出新,着力破解档案事业发展的难题和短板弱项。当前档案工作处于转型发展、高质量发展的重要历史时期,档案工作要适应推进国家治理体系和治理能力现代化的要求,加快走向依法治理、走向开放、走向现代化。要使档案工作更好地为全党增强“四个意识”,坚定“四个自信”,做到“两个维护”服务,为党和国家中心工作服务,为人民群众服务。[5]


2.1 趋势分析[6]


2.1.1 企业档案工作数字化转型将继续深化


档案工作数字化转型继续深化或称档案工作全业务数字化转型。企业档案工作在“十三五”时期的数字化转型是部分档案管理环节且不是全部门类的。进入“十四五”,企业档案工作数字化转型要实现电子文件全归档,资源全数字化,全流程自动化,这种转型将是全范围、全流程的、全方位的,这将使档案工作有能力应对服务能力的挑战,有能力应对生存空间的挑战,有能力应对资源的挑战,更有能力应对效率的挑战,对主营业务发展的支撑能力也更加增强。因此,数字化转型仍然应该是“十四五”的重点,而且更高层次的、是深化、更广范围的数字化转型。档案工作数字化转型继续深化意味着,电子文件的归档要由试点转向全部业务系统,由传统向数字化转型将成为每个企业档案工作的标配,基于档案的知识管理将会有实质性的突破,以大数据技术为重点的档案信息开发利用从尝试进入效果呈现阶段,适应数字化转型的档案管理体制机制创新将有重大突破。


2.1.2 企业档案工作内容将进一步延伸


对档案工作来说,不仅边缘化、弱化的挑战存在,范围缩小的挑战更加严峻。要使档案工作不被边缘化、弱化、减少,一项重要的措施就是要丰富档案工作内容,拓展空间。档案工作的前后延伸是丰富档案工作内容重要措施。企业档案工作向前延伸,是要把前端的工作成为档案工作的一部分,如工业企业档案部门要具有管理工业数据的能力,科研单位的档案部门要有具有管理科学数据的能力。某制药厂将文件、数据、档案三方面工作整合到一个部门叫文档管理部门,成功运营,并且成为一个独立的部门。如比亚迪股份公司扩大档案工作内容边界,使得档案室工作往前延伸了许多。向后延伸则是重要深度地开发档案信息资源,进一步扩大档案资源开发利用的范围,从而将以利用档案为主业务工作纳入档案部门。如中石油档案馆通过档案工作向后延伸,将史志工作纳入档案馆工作内容。有的企业通过知识管理,将企业知识管理业务纳入档案部门。


2.1.3 企业档案工作技术也将进一步拓展


技术拓展是内容拓展的保证,也是实现档案工作数字化转型在技术方面要求。“十四五”要从管档案技术向管数据技术拓展,这也意味需要更加先进的数据管理技术。实现档案管理技术的拓展,电子档案管理系统架构和底层技术必须升级换代,要将电子档案管理系统向平台化升级换代。电子档案管理系统技术拓展有助于内容拓展的实现。没有一个功能较强的电子档案管理系统平台作为支撑,档案工作对工业数据、知识等的管理是难以实现的。


2.1.4 丰富企业档案室的内涵


在国外,有的档案室工作统称记录管理部,重在记录管理的合规,工作范围超出国内的档案室。因此,要树立半现行期文件治理理念,对档案室赋予新的内涵,赋予档案室记录管控职能,对记录在归档前进行统筹、优化管理和建立关联关系,而不是仅仅是收、管、用。辽宁本溪钢铁公司ERP由于运行时间长,形成数据理大,系统负荷较重,拖累系统运行效率,数据严重冗余,关联性差,错误数据多,数据管理困难重重。在档案部门介入该工作并对ERP数据实现归档后,大幅度降低数据冗余,提高了数据质量,大幅度减轻ERP的数据负担。有的企业档案部门已尝试开展数据管理工作,取得了一定成绩和经验,值得广大企业档案部门借鉴。这些都是赋予档案室工作新内涵的很好的例子


2.1.5 人才队伍作用更加关键


档案工作要实现全门类、全流程、全方位的数字化转型,需要知识结构更加合理、多学科知识或多种技能兼具的复合型人才作为支撑。当前我国企业档案领域,领军人才、中高端人才、具有统筹规划能力的创新性人才严重不足。“十四五”期间,企业档案人才队伍建设重点不在量的扩充,而在提高质量、结构优化,重点在领军人才、创新型人才、复合型人才和中高端人才的培养。


2.1.6 法制建设仍将成为重要推动力


新《档案法》贯彻实施仍将是各项工作的重要推动力。各级企业档案部门将抓住新《档案法》刚刚颁布的时机,大力开展企业档案规章制度的修订工作,大力开展新《档案法》及企业档案行政法规、规章及规范性文件的学习宣传工作。各级企业档案部门也将抓住由此带来的机遇,把党管档案的领导体制具体化、责任压实,切实加强企业档案工作检查与考核,把法律法规和规章制度的刚性树立起来。


3 “十四五”企业档案工作重点内容分析


3.1 持续推进企业档案工作的数字化转型


推进企业档案工作数字化转型,首先要通过提高管理能力实现企业档案工作对电子文件、企业数据、知识等的管理,为企业的数字化转型和发展提供更加优质高效的服务。要继续开展传统载体档案数字化工作,在中央企业要实现所有传统载体档案的数字化。要根据国家的部署,开展突发事件档案专题数据库建设,提升企业档案工作在应急管理中的能力。电子文件单套制归档和电子档案单套制管理实施范围要由会计系统向管理系统、工程技术系统、科研项目管理系统等业务系统扩围。各项试点要由点及面,企业集团要从集团层面开展数字档案馆(室)、电子文件单套制归档和电子档案单套制管理试点。在试点基础上,进一步扩大企业电子文件归档和电子档案管理、企业数字档案馆(室)建设的覆盖面,并实现档案工作的横向、纵向整合。数字档案馆(室)建设试点要尝试应用区块链、大数据、工业数据管理等技术。[6]


3.2 要寻找融入业务的突破口和机会


“十三五”期间,以企业档案资源开发利用、电子文件归档等为抓手,国家档案局将档案工作融入国有资产监管、财政、交通、商务、工业和信息化、税务等工作,进一步提高档案工作服务经济社会发展的贡献度。“十三五”的实践也证明这是一条宝贵的经验。


 “十四五”期间,在地区层面,为服务好中小企业,要联合开发区管理部门通过建立云平台提档案管理云服务提升中小微企业档案信息化水平。修订《开发区档案管理办法》,联合开发区管理部门创新开发区档案工作评价方法,以评价促进开发区档案工作转型升级。要联合财政部门、标准工作归口管理部门加强会计档案标准规范建设,探索会计档案管理新方法,降低会计档案管理成本。落实“创新在我国现代化建设全局中的核心地位,把科技自立自强作为国家发展的战略支撑”的战略部署,联合科技主管部门、重大专项管理单位加强科研档案工作,健全和完善中央财政资金支持科研项目科研档案业务监督指导机制,做好科学数据的归档、开放共享及开发利用工作,使档案工作更好地融入国家科技创新活动,更好地为提高国家创新能力服务。[6]


“十四五”期间,各企业则要继续坚持档案工作融入主业、服务大局的原则,继续深化电子文件单套制归档和电子档案单套制管理,在融入市场开拓、产品研发、业务数字化转型、科技创新、供给侧结构性改革、“走出去”战略实施等方面有新的突破。尤其要配合国家实施电子会计凭证(电子发票等)电子化工作进一步扩大电子会计资料电子化单套制归档的范围。还要继续做好资产与产权变动企业的档案处置工作,以配合好国家供侧性结构性改革的推进。配合国家一带一路倡议的实施,进一步加强企业境外档案工作的指导,制订境外企业档案管理指南,建立境外档案法律法规数据库。[6]


3.3 进一步在地区集团层面完善企业档案管理体制机制


要着眼于提高企业档案工作治理能力和治理水平高度为加强企业档案业务监督指导工作。要创新企业档案工作检查方式方法,建立企业档案业务监督指导信息化平台,实现监督指导工作的信息化。在国家层面还要深入研究国有档案的范围,给予上市公司、非公企业有针对性的业务监督指导,通过协作组等方式引导规模以上非公企业健全档案工作体系。[6]


加强企业档案人才队伍建设。通过引进、培训、项目历练等方式,形成一支档案专业领军人才队伍。鼓励非公企业档案人员参加职称评聘,疏通非公企业档案人员专业技术职务评审渠道,提高非公企业档案人员的专业程度。有条件的大型企业集团要通过建立档案工作技术总负责人制,设立档案总监(总师)、档案副总监(副总师)等岗位,为档案工作融入业务提供体制机制保障。[6]


3.4 进一步完善规章制度和标准规范


在国家层面,要制订企业档案馆管理制度,明确企业档案馆的定位,完善企业档案馆运行管理体制机制。修订《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》。各中央企业总部要开展文件材料归档范围和档案保管期限表第二轮修改报审工作,要完成所属企业文件材料归档范围和档案保管期限表的第一轮审查。修订《企业数字档案馆(室)建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《CAD/CAM系统电子文件管理规范》等标准规范。加强标准规范建设,完成BIM、CAE、CAPP、MES、ERP、招投标系统、电子合同管理系统等业务系统电子文件归档和电子档案管理规范制订工作。加大三维电子文件归档技术和方法研究力度,使三维电子文件归档的格式难题基本得到解决。[6]


在企业层面,要根据本企业制度档案工作现状和国家层面的制度制订(修订)进展,及时对本企业已有档案管理制度开展修订,把缺项的档案管理制度补充完善。把制度制订(修订)的重点放在与数字化转型有关的制度上,如制订各类电子文件归档和电子档案管理制度,制订数字档案馆(室)建设和运行管理有关的制度。[6]


3.5 探索档案资源开发利用新模式


通过企业档案资源开发利用优秀案例评选工作,“十三五”期间涌现出一大批好做法新颖的企业档案开发利的典型经验,为“十四五”企业档案信息资源开发利用工作提供了宝贵的经验。“十四五”期间,要通过案例征集工作,继续总结并推广企业档案信息资源开发利用的新技术、新途径、新方法,使企业档案工作更好地为改善营商环境和经济发展服务。加强科研档案信息资源开放共享与开发利用平台建设,建立有利于科研档案信息资源开放共享与开发利用的体制机制建设,使档案工作更好地为提高国家创新能力服务。要以会计信息利用需求为导向,探索会计档案利用新渠道和新思路,使档案工作的内容和技术拓展首先在会计领域取得突破,使会计档案在企业经营管理和国家经济建设中发挥更大的作用。[6]

 

注释与参考文献


[1] 陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[EB/OL].[2020-06-24].https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/6b2f2da9926c4e2b82729d6bf5d53ee7.shtml.

[2] 蔡盈芳,王红敏,肖妍. 改革开放以来的经济科技档案工作[J].中国档案,2018(11):22-26.

[3] 李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/OL].[2020-06-24].https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/201904/2d342fff80f845709782fd023b925536.shtml.

[4] 李俊豪.企业档案工作国际研讨会在北京召开[J].中国档案,2018(6):18.

[5] 柴丽.强化政治机关意识扎实搞好巡视整改,全面推进档案资源利用安全治理体系建设[EB/OL].[2020-10-22].https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202010/2691e38f6039442897a9bfcc588f841b.shtml.

[6] 蔡盈芳.数字经济环境下的企业档案工作——兼论企业档案工作“十四五”规划的重点内容[J].中国档案,2020(7):64-65.

 

The Innovation and Development Practice of Enterprise Archives Work

CAI Yingfang

(National Archives Administration of China, Beijing 100037,China)


Abstract: The purpose of this paper is to summarize some worthy of means, measures and practices of China’s enterprise archives work from the perspective of practice in the 13th Five-Year Plan period, then find some regular practices then use in the 14th Five-Year Plan, as to promote the enterprise archives work. Based on this, the paper outlook China’s enterprise archives work from the perspective of practice in the 14th Five-Year Plan, analysis features and priority in development strategy of China’s enterprise archives work in the 14th Five-Year Plan.


Keywords: Enterprise archives; Archives work; 13th Five-Year Plan; 14th Five-Year Plan


本文刊载于《档案学通讯》2021年第1期

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