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轩恩电子档案管理系统正式发布

2018-06-25

经过半年的测试和正式使用公司开发的电子档案管理系统正式发布。功能如下:

 电子文件管理系统面向全国学校、行政单位、大中型企事业单位、行业咨询机构、科研机构等大中型规模行业用户,符合政府、企事业单位的业务流程,并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定,做到安全、有效的电子文件管理。

ERVault可以进行文件配置管理、文件业务管理、安全管理、长期保存、检索利用等业务处理。为用户建立一个规模适度、功能齐备、配置灵活、安全易用的电子文件管理系统,实现对电子文件的科学高效的管理模式。

 

产品特色

♦ 遵循国家标准研发设计

依据国家标准《GB/T 29194-2012电子文件管理系统通用功能要求》设计,该标准发布日期2012-12-31,开始实施日期2013-6-1。

♦ 科学的实现文档一体化管理

通过对前端应用系统产生的电子文件的实时捕获,实现对已办完的有保存价值的文件即时捕获、整理、归档。

♦ 强大的全程管理,提高效率

是一种把办公和业务系统形成的有价电子文件,进行全面的、系统的、基于过程的管理,有效的提高电子文件的利用率。

♦ 科学的真实性与完整性保障

遵循DA/T 48—2009《基于XML的电子文件封装规范》,采用多种措施保证数据的真实性,在电子档案移交阶段,使用EEP封装工具对电子文件符合标准的元数据、实体数据完整地封装后进行归档。保证档案数据的真实性、完整性和有效性,保证电子文件行政有效性和法律证据性。

♦ 强大的可读性保障

可读性措施保证电子文件内容的可读性性和文件构成要素的完整性,使可读性贯彻电子文件生命周期的始终。

♦ 灵活的保存措施

提供灵活的保管期限与处置处理策略,并将长期保存文件提供多介质、多副本的存储策略,为电子文件提供有效的处置处理,有效的节约可利用资源。

♦ 丰富的开放式接口

系统采用开放性体系,提供完善的业务服务接口,满足前端应用系统对有价值的电子文件的进行自动捕获、提供数据服务满足各类外部应用系统对电子文件信息的利用。并可以向上级数字档案馆进行在线或离线移交电子档案多种输出利用方式,满足用户的多样性需求。


产品功能

文件管理配置

文件管理配置是为文件管理工作配置基础的业务环境,文件管理员将依托这些业务环境配置进行电子文件管理工作,这些配置具体包括分类方案、保管期限表、文件类型和元数据方案。在实际应用中,这些配置可以参照国家、行业或机构的相关标准或规范制订。

建立电子文件系统认证机制,对电子文件进行文档一体化的管理要求按照全程管理和一体化管理的原则,对电子文件管理流程进行优化和重组,规范电子文件的内容和形式。

文件管理业务

文件管理业务是针对电子文件进行相关的管理操作,包括从业务系统捕获电子文件,对电子文件进行分类组织和整理,并根据规定进行鉴定和处置操作,为用户提供存储保管和统计分析。并支持文件管理员对数字化文件和多载体文件的管理等。

文件利用

    文件利用提供文件管理员和用户检索利用和离线利用;ERMS应提供多种检索途径和输出功能,满足不同用户需求,实现类目、案卷、文件及其元数据检索,并提供良好的显示和打印功能。实现对检索、显示和打印权限管理。

    离线利用是在不能连入ERMS系统进行操作而又必须使用ERMS内电子文件的情况下,使用离线存储设备从ERMS中读取电子文件进行相关操作的过程。ERMS所使用的离线存储设备必须是专用设备。

系统管理

为电子文件管理提供必需的系统支撑,包括系统报告、系统监控和接口管理等功能。

    支持对所存储电子文件数据的全方位监控报表,管理员对系统状况可一目了然。

可自动记录各类系统级运行日志,可按各类条件组合进行日志筛查,使管理员能够对系统运行状况进行有效管理与监控,有力保证了系统的数据安全与操作安全。

 安全管理

为电子文件管理提供必需的安全支撑,安全管理系统主要完成对ERMS管理平台用户人员信息身份认证、角色权限、审计跟踪、文件变更及数字签名等系统的维护及管理,系统主要参与者为系统管理员,系统管理员通过系统的5大功能模块,实现对上述内容如人员信息、权限、基础配置信息等得维护与管理。

 

产品扩展性:

设备扩容:系统支持分布式部署,扩容仅需添加相应主机或设备即可。

系统扩展:提供主流规范的对外接口,如采用通用XML方式提供输入/输出接口,实现与周边系统良好的兼容性与可集成性


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